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              檔案數字化管理
              信息類型:解決方案  提交時間:2008/4/2 11:35:20  閱覽次數:2600
               

              系統概述
                蘭臺檔案管理軟件是國家檔案局推薦使用的檔案管理專用軟件。經過對上百家各類型企事業單位檔案管理工作的摸索、實踐和總結,在以往蘭臺檔案管理軟件系列產品的基礎上,推出了蘭臺檔案管理軟件V6.0。
                蘭臺檔案管理軟件在企業信息化建設的整體框架下,構建一個企業級的數字化檔案管理信息平臺,實現了文件檔案管理的全程數字化、一體化和集成化管理,為企業生產和經營管理保存重要的信息資源,提供強大的數據支持,為企業的發展和決策提供了依據和保障。
                
                系統目標
                ·館藏檔案資源數字化管理
                ·工程技術資料圖紙動態管理
                ·全面實現文檔一體化、科檔一體化
                ·檔案數據的數字化加工
                ·PDM系統結合,實現產品電子數據的歸檔管理
                ·檔案資源網上檢索利用平臺
                ·安全可靠的數據加密、存儲和備份恢復機制

                總體架構
                蘭臺檔案管理軟件采用C/SB/S結構相結合的模式,在企業網絡平臺的基礎上,以數字化檔案管理為核心,利用檔案資源信息數據接口的有效管理,與企業中的其他用于科研、生產、管理的應用系統軟件平臺進行聯接,通過預先定義的數據關聯則,完成數據的接收與遷移,達到資源共享、互通互聯、有效利用的目的。

                該系統平臺由以下四部分概要組成:
                第一,工程數據文件資料的分發管理
                 用以實現科研、生產、管理中不同環節生成的數據以及電子文件,按照檔案資料管理的模式進行資料重組歸檔整理,從而實現技術文件/圖紙的收集整理、接收歸檔、網上分發、網上發布、復制換曬、現行文件的有效性控制等全過程追蹤管理工作。
                第二,檔案資料管理控制
                 針對館藏各類型檔案資料、電子全文進行收集整理、數字化加工、編目著錄、輔助立卷、借閱利用、檢索統計、報表輸出、網上查詢、鑒定銷毀以及下屬資料室的監督管理等工作。
                第三,網上信息發布與檢索利用平臺
                 通過與企業文件發布系統平臺的無縫連接,將可公開的檔案信息資源進行及時發布,并按照檔案門類列出檔案的記錄信息。在檢索利用平臺中,通過全文檢索工具,可實現電子文件全文的檢索查詢,同時利用全文瀏覽器,可瀏覽上百種文件格式的電子文件。
                第四,安全有效的數據存儲備份機制
                 系統結合關系型數據庫數據安全備份機制,定時執行數據整庫備份、單庫備份計劃,以保證數據信息的安全。

                         
                       

                系統特點
                1 檔案管理專業化
                 通過與國家檔案權威機構的通力合作,十余年來檔案軟件開發實施的實踐經驗積累和對企業的業務和管理需求進行分析、總結與提煉,在以往蘭臺檔案管理系列軟件的基礎上不斷推陳出新。
                 蘭臺檔案管理軟件充分體現國家檔案管理的標準和規范,系統提供了11大類基礎檔案結構庫和檔案分類庫,支持不同源數據標準的定制,支持動態創建不同的數據庫結構,提供靈活方便的自定義功能。
                2 文檔一體化
                 通過與企業協同辦公系統(OA)進行系統與數據集成,將立卷工作環節提前到收發文部門,實現檔案資料的源頭控制,統一管理。從日常的收文、辦文和發文,直到文件資料的日常整理、立卷歸檔、檢索借閱等一系列工作,實現了檔案管理的流程化和規范化,從而縮短企業內部公文的流程運轉周期,提高利用效率。
                3 科檔一體化
                 針對企業日?蒲、生產、經營、管理活動中所形成的工程技術資料,實現產品數據生命全周期的動態電子化管理,從資料接收、接收確認、路線制定、版本控制、有效性驗證、資料分發、復制派工、網絡發布,到檔案資料的整理、歸檔、查詢借閱、信息反饋等全過程規范化監控管理,解決了技術文件/圖紙在更改、換版時的有效性驗證和技術資料網上分發等關鍵問題。
                4 技術資料全過程動態管理
                 系統的分發管理、資料點管理實現了檔案資料現場監控的動態管理,系統將檔案管理的職能下放到基層,實現了層次化全過程的管理體系。針對正處于流轉形成過程中的工程技術資料/圖紙將編制采集、資料確認、路線制定、版本控制、有效性驗證、資料分發、資料接收、復制派工、網絡發布、歸檔整理、查詢借閱、二次下發、資料回收、信息反饋等全過程進行動態管理與控制,從而減輕檔案管理人員的工作負擔,大大降低避免工作的重復率和出錯率。
                5 工作門戶自由定制
                 蘭臺檔案管理軟件充分考慮到不同用戶和群組之間在業務職能、著錄習慣、查詢方式、檢索條件、報表打印等方面的特殊需求,提供用戶自由定義控制界面的功能。
                6 權限管理全面嚴謹
                 系統采用用戶身份認證、用戶組權限策略、用戶角色權限管理等方式,對目錄數據樹節點權限、著錄項權限、記錄級權限、全文瀏覽和下載權限等進行綜合性全方位的控制和維護,確保用戶權限和數據權限分配和管理中的各種復雜情況要求,滿足企業各類管理和控制要求。
                7 全文檢索與全文瀏覽
                 蘭臺檔案管理軟件采用目前成熟先進的全文搜索引擎技術,對檔案條目和檔案正文數據,包括各種結構/非結構化格式的正文文件建立全文檢索索引,實現多字段、多條件的全文檢索,支持多國語言,支持多用戶并發,系統與數據同步自動更新索引庫。
                 系統可集成全文通用瀏覽器,可瀏覽PDF、各種圖像文件、CAD二維矢量文件、三維矢量文件、Catia工程圖紙文件等近200種文件格式。
              系統根據國家科技部、國家檔案局、國家技術質量監督局等單位聯合制定的CAD 文件光盤存儲標準,設計開發了光盤制作和瀏覽功能模塊,可以將檔案數據按照標準格式寫入光盤,用于數據交換和電子檔案的脫機保管和瀏覽。
                8 多種數據處理方式
                 蘭臺檔案管理軟件支持掃描錄入和文件選取等多種數據轉入方式。掃描錄入支持現在市面各類掃描儀,可針對平板掃描和高速掃描分別進行控制,掃描結果支持多種文件保存格式。文件選取指用戶可以直接選取系統硬盤上已經存在的電子文件,系統還提供FTP的服務器上傳功能。
                9 報表設計方便靈活
                 蘭臺檔案管理軟件提供的報表設計工具可以快速、方便地制作多種風格的報表,并可將報表導出成html、txt、xls等格式文件。報表支持多級分組和統計、復雜的表達式計算、圖形圖像統計、系統數據的標記等功能,滿足用戶各類報表輸出格式的設計與訂制需求。
                10 預設數據接口
                 蘭臺檔案管理軟件充分考慮企業未來發展的需求,對于企業已經實施的管理系統平臺軟件進行數據整合,建立靈活的動態數據集成接口。系統可采用中間件、中間數據庫和Web Service技術,可與企業的OA、PDM、CAPP、CAE、ERP等系統平臺進行集成,實現數據的交互和企業信息集成、過程集成、應用集成的平臺化管理。
                 系統可以方便的將歷史數據以DBF文件格式導入到系統中,并可將檔案數據導出成TXT、DBF 、EXCEL、HTML 等類型的數據文件。
                11 安全保障機制完備
                 蘭臺檔案管理軟件針對檔案系統對數據安全方面的要求,采用數據壓縮加密解密技術,結合MS SQL Server / Oracle數據庫所提供的較為成熟、可靠的數據備份機制,根據檔案管理系統的數據流量,運用數據庫數據備份機制,定時的以全庫備份、增量備份等形式將系統數據庫進行備份存儲。在系統用戶安全方面,采用用戶身份認證、角色管理、日志管理和實時監控管理來實現身份權限和功能權限的管理。在數據網絡傳輸安全方面,系統采用SSL加密套接字協議層的傳輸加密等技術,確保企業重要信息資源的安全。和控制的有效性。

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